Psikologi Industri dan Organisasi ”Job Analysis”

BAB I

PENDAHULUAN

Job analysis atau analisis pekerjaan sering dianggap sebagai fondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan langkah awal untuk hampir seluruh fungsi personalia.

Menurut Socrates, terdapat tiga hal penting dalam suatu komunitas yang terorganisasi. Pertama, terdapat perbedaan kemampuan dalam setiap individu di dunia kerja. Kedua, ada proses penempatan yang unik yaitu disesuaikan dengan kemampuan atau bakat alaminya. Ketiga, untuk memperoleh performa kerja yang tinggi maka  komunitas tersebut harus menempatkan seseorang di posisi yang tepat sesuai kemampuannya. Dalam suatu perusahaan, untuk mampu menilai kinerja pegawai, mempekerjakan orang yang tepat untuk mengerjakan suatu pekerjaan, maka dibutuhkan sebuah analisis pekerjaan yang di dalamnya dibahas juga mengenai perekrutan, pemeriksaan secara mendetail, pengujian, dan penyeleksian aplikasi pekerjaan.

Pada masa lalu, bagian personalia dari suatu organisasi tradisional tugas utamanya adalah tulis-menulis, bertanggung jawab untuk menyimpan catatan kepegawaian, mengurus pembagian gaji, dan menjaga catatan pensiunan. Sekarang pada masa modern ini, organisasi menjadi lebih kompleks dan catatan personalia semakin meluas. Saat ini bagian personalia lebih dikenal sebagai bagian sumber daya manusia (HRD). Para psikolog personalia terlibat dalam aktivitas seleksi, perekrutan, penilaian kinerja karyawan, pengembangan tenaga kerja, dan perumusan kriteria untuk promosi, pemecatan dan perilaku indisipliner.

BAB II

ISI

1. PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN

Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).

Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.

Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga (3) tahapan penting, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).

               Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :

·   What    : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau  tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.

·   How     : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.

·   Why     : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.

·   Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

Analisis pekerjaan mengarah langsung kepada pengembangan beberapa produk personalia yang meliputi : deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan kriteria performa kerja.

Deskripsi jabatan ( Job Description ) adalah pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Sebagian besar pegawai mengetahui deskripsi pekerjaannya karena sering kali pegawai baru dilengkapi dengan penjelasan-penjelasan tentang pekerjaan mereka selama masa orientasi dan pelatihan.

Spesifikasi jabatan (Job Specification) menyediakan informasi mengenai karakteristik orang yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan, seperti keadaan fisik dan personal seseorang. Spesifikasi pekerjaan diharapkan mampu untuk menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.

Evaluasi jabatan (Job Evaluation) adalah penetapan dari nilai suatu pekerjaan terhadap suatu organisasi untuk menentukan kompensasi atau perkiraan upah. Analisis pekerjaan membantu menegaskan kriteria jabatan yang maksudnya untuk menghargai kesuksesan pekerja dalam menjalankan tugasnya. Hasil Analisis pekerjaan ini penting karena mereka menyediakan informasi terperinci yang dibutuhkan untk aktifitas personalia lainnya seperti perencanaan, program seleksi, perekrutan, dan sistem penghargaan hasil kerja. Pihak perusahaan sekarang tidak lagi dapat membuat keputusan yang terburu-buru untuk mempekerjakan, memecat, atau mempromosikan pekerja melainkan harus berbasis analisis pekerjaan

Kriteria Kinerja adalah penjelasan mengenai unjuk prestasi kerja dari seseorang untuk mencapai suatu kriteria yang diinginkan perusahaan. 

o   Job Design

Suatu perencanaan yang harus dimulai sejak awal memulai pekerjaan dimana setiap jabatan memiliki definisi yang jelas dalam tugas kewajiban serta tanggung jawab yang diterimanya

o   Personnel Planning

Suatu perencanaan dalam dri seseorang yang memiliki tujuan yang sama dengan tujuan organisasi (perusahaan) dan dilakukan kerja sama.

o   Personnel Reqruitment and Selection

Suatu aktivitas untuk merekrut dan menyeleksi calon pekerja/pegawai untuk dipekerjakan di organisasi/perusahaan tersebut contohnya adalah personnel manager/HRD.

o   Compensation

Dapat disebut sebagai pemberian imbalan/gaji dimana ini merupakan hal yang penting dalam perusahaan. Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain karena :

      - Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk mendapatkan karyawan yang baik (bermutu)

      - Bisa menjadi perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya

      - Bisa menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa meningkatkan motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

o   Employee Training and Development

Suatu pelatihan dan pengembangan pegawai untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga dapat mencapai tujuan dari perusahaan secara optimal.

o   Equal Employment Oppurtunity

Kesamaan kesempatan untuk pegawai dalam karir, dapat disingkat sebagai ketidak adaannya diskriminasi yang terjadi dalam pekerjaan.

o   Performance Appraisal

Penilaian kinerja adalah penilaian yang diselenggarakan oleh management / direksi kepada pegawai bawahannya yang disesuaikan dengan kriteria jabatan.

Proses analisis ini dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.

   Hasil Analisis pekerjaan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisis pekerjaan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a. Penyusunan organisasi baru

b. Penyempumaan organisasi yang sekarang

c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap      jabatan

2. Kepegawaian

a. Rekrutmen seleksi/penempatan

b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)

d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)

e. Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan

a. Tata laksana

b. Tata kerja/prosedur

B. METODE

Dalam Analisis Pekerjaan, digunakkan beberapa metode yang gunanya untuk mengoptimalkan kinerja pekerja. Metode-metode yang digunakan antara lain adalah : Observasi, Partisipasi, Data yang tersedia, Wawancara, Survey, dan Catatan Harian Kerja.

Observasi

Observasi adalah metode Analisis Pekerjaan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi tentang pekerjaan tertentu. Para Job Analyst mengamati para pekerja selama beberapa waktu, bisa dengan video rekaman, untuk merekam cara bekerja dari para pekerja, kemudian membuat catatan sebagi bentuk laporan.

Cara ini biasanya digunakan untuk memperhatikan bagaimana pengaruh kehadiran pengamat (Job Analyst) terhadap kinerja pekerja. Apakah mereka sengaja bekerja lebih beik ketika diamati atau kualitas kerja mereka sama ketika diamati maupun tidak diamati.

Partisipasi

            Pada Metode ini para pekerja diarahkan untuk langsung terjun kedalam pekerjaan yang sudah ditentukan.Terkadang Analis pekerjaan ingin melakukan sendiri operasi dalam suatu pekerjaan dengan tujuan mereka secara langsung dapat memahami beagaimana pekerjaan tersebut dijalankan.

Data yang tersedia

            Data-data yang tersdia pada perusahaan dapat digunakkan oleh para Job Analyst untuk bertukan pikiran dan menambah informasi dengan Job Analyst dari perusahaan lain.

            Data-data tersebut harus dijaga keakuratannya. Data-data tersebut harus diperiksa secara rutin sehingga data-data tersebut terbukti masih akurat atau tidak. Apakah masih dapat menjadi suatu tolok ukur atau tidak.

Wawancara

            Pertanyaan dalam suatu wawancara bisanya berupa pertanyaan ’open-ended’ atau disebut juga wawancara terbuka. Atau dapat juga berupa pertanyaan yang terstruktur dan terstandardisasi.

            Wawancara tidak dilakukan pada satu orang/pihak saja. Hal tersebut bertujuan agar tidak terjadinya bias informasi. Selain itu, metode ini digunakkan untuk mendapatkan gambaran pekerjaan yang akurat dan untuk melihat bagaimana beberapa orang yang menjalankan pekerjaan yang serupa biasanya menghasilkan tugas yang sama.

Survey

            Survey yang dijalankan meliputi suatu kegiatan administrasi menggunakan kuesioner kertas-pensil. Dimana para responden mengisi kertas kuesioner tersebut, kemudian mengem balikannya pada Analis pekerjaan.  Pertanyaan dalam survey dapat berupa pertanyaan terbuka maupun tertutup.

                        Survey memiliki dua keuntungan. Pertama, survey mengumpulkan banyak informasi dari berbagai sumber dalam satu waktu. Kedua, metode ini memungkinkan anonimus, sehingga para responden dapat lebih leluasa untuk mengisi tanpa mengkhawatirkan apakah identitas mereka akan diketahui banyak orang atau tidak.

Catatan Harian Kerja

            Keuntungan dari metode ini adalah memberikaninformasi secara detail mengenai pekerjaan seseorang. Karena metode ini dilakuakn sevara rutin setiap hari.

            Namun,selain itu terdapat beberapa kelemahannya. Antara lain, memakan waktu yang cukup banyak baik bagi pkerja mauoun yang menulis catatan harian ini. Selain itu bagi para Job Analyst,juga lebi sulit karena harus mengolah data yang cukup banyak.        

C. TEKNIK ANALISIS PEKERJAAN

Job Element Method

-          Teknik  analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs)

-          Fokusnya pada karakteristik individual yang menjalankan pekerjaan, “person oriented”

-          Karena lingkupnya yang terbatas, teknik ini sering dikombinasikan dangan teknik-teknik analisis yang lain.

-          Paling sering digunakan pada pemerintah federal

Functional Job Analysis (FJA)

-          Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya.

-          Membantu menciptakan the Dictionary Occupational Titles (DOT), referensi panduan untuk mengklasifikasi dan mendiskripsikan lebih dari 40.000 jenis pekerjaan.

-          DOT menggunakan the Standard Occupational Classification (SOC), Sembilan digit kode yang menunjukkan kategori pekerjaan dan level jenis pekerjaan yang diminta jenis pekerjaan tertentu.

-           Occupational Information Network (O*NET) merupakan pengganti DOT yang digunakan beberapa tahun terakhir ini, menyediakan informasi tentang kategori pekerjaan, gaji, pelatihan, dan persyaratan kerja.

-          Teknik ini populer karena hemat biaya dan menggunakan diskripsi kerja berdasarkan standar nasional.

-          Sangat membantu dalam  analisis diskripsi kerja untuk banyak posisi sekaligus.

-          Berguna dalam memberikan pencerahan pada pekerja bagaimana untuk sukses dalam pekerjaannya.

Position Analysis Questionnaire (PAQ)

-          Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori.

-          Ketegori :

1.    Input informasi

Bagaimana pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya.

2.    Proses mental

Pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.

3.    Output kerja

Tugas yang harus dikerjakan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan untuk menjalankannya.

4.    Hubungan interpersonal

Jenis hubungan atau kontak dengan rekan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.

5.    Konteks kerja

Konteks fisik atau sosial dimana pekerjaan tersebut dijalankan.

6.    Karakteristik

Aktifitas, kondisi, dan karakteristik lain yang relevan dalam pekerjaan tersebut.

-          Keenam kategori perangkat kerja ini masing-masing diukur dengan 6 kategori, yaitu:

Kegunaan, kepentingan, waktu, aplikasi, kemungkinan kejadian, dan kode khusus.

-          Teknik ini menghasilkan profil pekerjaan yang terperinci yang nantinya dapat digunakan untuk membandingkan pekerjaan dengan posisi yang sama atau mirip pada organisasi yang berbeda.

-          Merupakan teknik riset analisis pekerjaan yang kajiannya paling dalam

-          Dalam penelitian, teknik ini telah digunakan untuk mengidentifikasi kesamaan antara kelas yang berbeda dari pekerjaan dan kesamaan kelas dari pekerjaan pada organisasi yang berbeda.

-          Teknik ini lebih akurat dilakukan oleh seorang ahli job analisis daripada orang lain termasuk pengemban pekerjaan itu sendiri.

Critical Incidents Technique (CIT)

-          Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan.

-          Informasi diperoleh melalui wawancara, observasi, atau kuisioner oleh supervisor atau pihak yang berwenang.

-          Memberikan gambaran yang jelas mengenai suatu pekerjaan dan bagaimana menyukseskan pekerjaan tersebut.

-          Membantu menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki pekerja untuk suskes dalam pekerjaannya.

-          Berguna dalam pengembangan sistem penilaian kerja dengan mengidentifikasi komponen-komponen penting untuk kesuksesan kerja.

Perbandingan Teknik Analisis berdasarkan penelitian Levine, dkk

FJA     : tipe analisis detail dan komperhensif

  untuk pekerjaan yang spesifik

  paling mudah digunakan dan hemat biaya

CIT      : tipe analisis detail dan komperhensif

  untuk pekerjaan yang spesifik dan cenderung lebih kompleks

PAQ    : informasi lebih terbatas

  menggunakan instrumen sama unuk semua tipe pekerjaan

Catatan

-          Tidak ada teknik atau metode analisis tertentu yang paling baik dibanding yang lain.

-          Kombinasi beberapa teknik sekaligus akan menghasilkan analisis yang lebih detail, lebih dapat dipercaya, dan lebih baik dibanding penggunaan satu teknik saja.

D. PELAKSANAAN DAN PERMASALAHAN

Perlu dicermati bahwa yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Hal ini penting untuk diperhatikan dengna tujuan untuk menghindari bias kita menganalisis pekerjaan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.

Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

      BAB II

    PENUTUP

Kesimpulan

Analisis pekerjaan adalah suatu kegiatan yang berguna untuk berbagai keperluan merancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak perusahaa tersbeut memulai pekerjaannya. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih akan berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus dalam pekerjaan. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis pekerjaan. Tetapi sehubungan dengan adanya  perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis pekerjaan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk melihat apakah informasi yang diperoleh masih akurat atau tidak.

           

DAFTAR PUSTAKA

Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B., Wright, P.M. 2004. Human Resource Managemen 5^th edition.USA : McGraw Hill.

Riggio,R.E. 2003 . Introduction to Industrial and Organizational Psychology 4^th Edition .    New Jersey : Prentice Hall.